21.08.2015, Articolo di Rocco Dell’Osso (da “Fuori dalla Rete” – Agosto 2015, Anno IX, n. 5) 

L’approccio al “miglioramento continuo” di un’organizzazione, fondato sull’analisi regolare delle attività svolte, si basa su due concetti fondamentali:

– il mantenimento di ciò che si è raggiunto nel tempo;
– il miglioramento di quello che ancora non funziona come dovrebbe.

Niente di particolarmente nuovo, per i giapponesi è il “Kaizen” mentre per gli occidentali il “ciclo PDCA”; ma in fondo può essere considerato semplice buon senso.

Palazzotenta39, invece, pur essendo un’associazione estremamente strutturata, che oltre a prevedere un nutrito gruppo direttivo, si fregia di molteplici figure apicali quali, Direttore del sito, Direttore del giornalino, Direttore delle escursioni/attività ludiche, Direttore degli eventi, etc., poco o nulla si presta ad un’analisi obiettiva delle proprie attività.

Privilegia, evidenzia, enfatizza quasi esclusivamente le attività positive, ben fatte, che hanno portato e che portano soddisfazione (e ce ne sono tante), ma …, appunto ma …, trascura in maniera scientifica, non analizza, non prende nemmeno in considerazione le mancanze, le anomalie, gli errori e/o le omissioni (e pure di questi ce ne sono tanti); insomma trascura e nasconde volutamente i propri sbagli e le proprie inefficienze.

Inoltre, qualsiasi suggerimento, osservazione, proposta, se vogliamo anche critica al “sistema” e “all’organizzazione”, viene immediatamente personalizzata e considerata un attacco alla “persona”, palesando anche una notevole dose di presunzione.

Con questo approccio e con questo modus operandi l’associazione galleggia, non evolve, non si arricchisce e non può certamente migliorarsi nel tempo.

Portare allo scoperto errori e deficienze non significa insultare le persone, ma serve ad evidenziarle, affrontarle e risolverle, innescando ed alimentando l’auspicato circolo virtuoso. Con buona pace di chi fa della permalosità la propria stella polare.

Alcuni esempi concreti.

Le elezioni proprio non sono il punto di forza dell’Associazione.

L’elezione dei Probiviri, fatta un’unica volta in occasione della costituzione dell’Associazione ad oggi è ancora disattesa, pur essendo prevista dallo statuto ogni tre anni. Ora, se vogliamo nominare a vita i probiviri eletti 7 anni fa, personalmente sono d’accordo, ma anche in questa ipotesi le elezioni vanno fatte, comunque. Lo spregio mostrato nei confronti dello statuto dell’organizzazione (i.e. la nostra carta costituzionale) appare a dir poco imbarazzante.

Restando in tema, le ultime elezioni del direttivo non sono state proprio “cristalline”. Il problema delle deleghe, da più parti sollevato e contestato, è stato semplicemente “dimenticato”, come nulla fosse successo. Eppure tra meno di un anno occorrerà eleggere un nuovo direttivo.

Personalmente non ritengo le deleghe un problema rilevante, nell’accezione univoca di “un delegante, un delegato”.
A mio avviso il vero problema è il rispetto e l’incompatibilità dei ruoli di “candidato al direttivo” con quello di “componente del seggio elettorale”. Volendo esplicitare con un’analogia sportiva, in una competizione lato sensu, deve essere chiaro ed inequivocabile “chi gioca” e “chi arbitra la partita”. In occasione delle elezioni, quindi, occorre definire e circoscrivere univocamente la lista dei candidati alle cariche del direttivo (i giocatori).

I componenti del seggio elettorale – Presidente, Segretario, Scrutatori e quant’altro non possono e non devono essere nella lista dei candidati, in quanto “Super Partes”, ovvero garanti della correttezza delle operazioni di voto e di scrutinio (gli arbitri).

La cosa di per se dovrebbe essere “Semplice e un po’ banale”, fatto sta che così non è mai stato.

Volendo ritornare all’analogia sportiva, immaginate quale credibilità può riscuotere un arbitro, e ancor di più una terna arbitrale, che contemporaneamente, dirige la partita e gioca in una delle squadre in competizione!? ……..
Anche il sito web, vera colonna portante dell’associazione, presenta molteplici punti di miglioramento, più volte evidenziati e sempre disattesi.

Manca un ambiente riservato ai soli soci; in realtà c’è ma non è stato mai attivato. Qualsiasi questione associativa va discussa col mondo, invece di avere una discussione interna. I verbali delle assemblee, così come i verbali dei direttivi, devono essere pubblicati in quest’area riservata e resi pubblici ai soli soci.

La stessa problematica delle elezioni andrebbe discussa e risolta internamente all’associazione (cosa al momento impossibile) e non con l’intero web.

Il giornalino, in quanto organo ufficiale dell’organizzazione, deve essere disponibile per i soci nell’area riservata, oppure dovrebbe essere trasmesso normalmente via e-mail a tutti i soci. Il resto del mondo funziona così, solo per la nostra associazione occorre fare “domanda al ministero” per averne una copia PDF, e poi comunque non riceverla.
Forse non è superfluo evidenziare che il giornalino non è proprietà del redattore ma proprietà dell’Associazione tutta.

Anche per le conferenze, probabilmente non è banale evidenziare che 10 conferenze da 10 persone, valgono tanto quanto una conferenza da 100 persone. Occorre uscire dalla logica di fare delle conferenze in termini di quantità, solo per dire ho fatto “tante conferenze”, ma impegnarsi su pochi argomenti che riscuotono il reale interesse e coinvolgimento dei concittadini.

Appare strano anche il fatto che, componenti dell’attuale direttivo sistematicamente assenti alle riunioni convocate, dopo tre assenze consecutive non siano stati rimossi e sostituiti scorrendo la lista dei primi non eletti. Probabilmente è semplice disattenzione, o forse non si voleva far entrare nel direttivo persone poco gradite? Tempo fa un tale disse che a pensare male si fa peccato, ma quasi sempre si indovina!

Per il momento mi fermo qui, confidando in un confronto e una discussione costruttiva in seno all’associazione. Discussione fatta sui problemi concreti, partendo dal principio sacrosanto di ponderare “opere ed omissioni”, proprio come giustamente recita il Confiteor, e che possa portare alla risoluzione delle problematiche evidenziate, evitando di entrare in polemiche personali e discussioni sterili che a nulla portano.